Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

FINORECIA - SASU
RCS Reims 102 898 384 - Capital social 1 000 euros
61 rue Henry Dunant, 51200 Épernay, France
Contact : formulaire de contact
DPO : non designe a ce jour

2. Rôles RGPD (responsable / sous-traitant)

FINORECIA agit en qualité de responsable de traitement pour ses traitements propres (comptes, facturation, support, sécurité).

Pour les données métier traitées dans Fraispro pour le compte de ses clients, FINORECIA agit en qualité de sous-traitant. Le client professionnel demeure responsable de traitement.

3. Données collectées

Selon les usages, Fraispro peut traiter les catégories de données suivantes :

• identité : nom, prénom ;
• coordonnées : email professionnel ;
• données de dépenses : montants, dates, catégories, TVA ;
• justificatifs : factures, tickets, photos, fichiers PDF ou images transmis par l'utilisateur ;
• données comptables et de reporting ;
• données techniques de connexion et de sécurité.

FINORECIA ne vend pas les données personnelles des utilisateurs et n'utilise pas les données de notes de frais à des fins publicitaires.

4. Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour :

• fournir le service de gestion des notes de frais (exécution du contrat) ;
• respecter les obligations comptables et fiscales (obligation légale) ;
• assurer le support, la sécurité et la prévention de la fraude (intérêt légitime) ;
• gérer les demandes d'exercice de droits RGPD (obligation légale).

5. Caractère obligatoire des données

Les informations strictement nécessaires à la création de compte, à la fourniture du service et à la facturation sont obligatoires. À défaut, FINORECIA peut ne pas être en mesure de fournir le service.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées :

• équipes internes FINORECIA (besoin d'en connaître) ;
• administrateurs autorisés chez le client ;
• sous-traitants techniques nécessaires au service.

7. Sous-traitants principaux

• Scaleway (hébergement, France, stockage S3 compatible) ;
• Stripe (paiement).

FINORECIA encadre contractuellement ses sous-traitants conformément aux exigences du RGPD.

8. Évolution des sous-traitants

La liste des sous-traitants principaux est tenue à jour sur cette page. En cas d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant impliquant un traitement de données personnelles, FINORECIA informe le client professionnel concerné par email ou notification in-app.

En cas d'objection motivée pour des raisons sérieuses de conformité, le client peut la notifier dans un délai de quinze (15) jours à compter de l'information. Les parties échangent de bonne foi afin d'identifier une solution raisonnable.

9. Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées sur des infrastructures sécurisées situées en France.

Mesures de sécurité mises en oeuvre :

• contrôle des accès et gestion des habilitations ;
• authentification ;
• chiffrement des flux ;
• journalisation et supervision ;
• sauvegardes et mesures de continuité.

10. Notification des violations de données

Lorsqu'elle agit en qualité de sous-traitant, FINORECIA notifie au client responsable de traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard sous soixante-douze (72) heures.

Cette notification inclut, dans la mesure du possible, la nature de l'incident, les catégories de données concernées, les conséquences probables et les mesures correctives mises en oeuvre ou proposées.

11. Durées de conservation et fin de contrat

• données de compte : pendant la relation contractuelle ;
• données comptables et facturation : jusqu'à 10 ans (obligations légales) ;
• logs techniques : durée proportionnée à la finalité de sécurité ;
• données métier : selon les instructions du client et les obligations applicables.

À la fin du contrat, le client peut demander un export de ses données selon les modalités techniques en vigueur. Hors obligations légales, les données sont ensuite supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable.

Les sauvegardes techniques sont purgées selon le cycle de rétention interne de FINORECIA.

12. Transferts hors UE

Par principe, l'hébergement applicatif est réalisé en France. Certains flux de paiement via Stripe peuvent impliquer des transferts hors UE.

Le cas échéant, ces transferts sont encadrés par les mécanismes prévus par la réglementation applicable (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation, mesures complémentaires).

13. Droits des personnes

Conformément au RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité (lorsqu'applicable).

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

14. Exercice des droits

Les demandes peuvent être adressées à formulaire de contact.

Une réponse est apportée dans les meilleurs délais, au plus tard sous un (1) mois, pouvant être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité.

Lorsque FINORECIA agit en sous-traitant, la demande peut être redirigée vers le client responsable de traitement.

15. Cookies et traceurs

Fraispro utilise prioritairement des traceurs techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme. Tout traceur non nécessaire, s'il est utilisé, fait l'objet du recueil du consentement requis.

16. Suppression du compte et des données

L'utilisateur ou le client professionnel peut demander la suppression d'un compte et des données associées en écrivant à : formulaire de contact.

Lorsque FINORECIA agit en qualité de sous-traitant, la demande peut être transmise au client professionnel responsable du traitement, notamment lorsque le compte utilisateur a été créé ou administré par l'entreprise cliente.

Certaines données peuvent être conservées lorsque leur conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale, comptable, fiscale, à la défense des droits de FINORECIA ou à la sécurité du service.

Les demandes de suppression sont traitées dans les meilleurs délais, conformément aux règles applicables en matière de protection des données personnelles.

17. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée pour refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.

En cas de modification substantielle affectant le traitement des données dans le cadre du service, FINORECIA informe ses clients avec un préavis raisonnable avant entrée en vigueur.

Pour les conditions commerciales d'utilisation du service, consultez les CGV Fraispro.